随着业务扩大、客户以及项目数量增长，不少公司的设计图纸、文档等文件会越来越多，大量的文件就会存在电脑各大硬盘之中，需要找文件时会不知所措，找不到相对应的文件。而且设计的图纸需要在客户、设计师等人之间进行传递、修改等操作，图纸运转起来十分麻烦，流转周期也是十分长。图纸文档管理混乱不到位，就会导致企业工作效率低下，许多工作就无法正常按时完成。

图纸文档管理存在的问题

要想解决图纸文档管理的这一大难题，那么就先要了解在管理过程中会有哪些困难和挑战。目前主要有下面几个方面的问题：

01大量图纸文档存放混乱

02检索困难

03无法及时共享

04数据安全无法得到保障

05图纸版本易出错

06异地协同无法进行

07没有备灾容灾机制，数据恢复困难

 

图纸文档管理措施

01数字化转型

将纸质图纸文档数字化，将其整合到电子文档管理系统（EDM系统）中，使得文档易于访问和共享。

02统一命名和分类

建立统一的命名和分类规范，使得所有图纸文档都能按照规范进行命名和存储，方便查找和管理。

03版本控制

确保对图纸文档进行严格的版本控制，避免混淆和重复文档的存在。

04权限管理

设立权限管理机制，限制只有授权人员可以查看和修改图纸文档，提高信息安全性。

05权限管理

设立权限管理机制，限制只有授权人员可以查看和修改图纸文档，提高信息安全性。

06数字签名和水印

为图纸文档添加数字签名和水印，确保文档的真实性和防止非授权复制。

07培训和宣传

对员工进行培训，教育他们如何正确使用和管理图纸文档，强调信息安全的重要性。

08备份和恢复

定期对图纸文档进行备份，以防止数据丢失或损坏，确保可以及时恢复。

09自动化流程

引入自动化流程，如自动审批和提醒机制，简化图纸文档管理流程，减少人为错误。

10定期清理

引入自动化流程，如自动审批和提醒机制，简化图纸文档管理流程，减少人为错误。

通过综合以上措施，可以有效告别图纸文档管理混乱状况，提高工作效率，降低错误率，并保护企业的知识产权和敏感信息。

 

图纸管理系统解决方案

三品EDM图纸管理系统针对性地解决了图纸管理过程中出现的多种问题，实现图纸文档的全生命周期管理，使得图纸管理变得不再是企业发展的挑战和困难。

图纸存储和检索

系统能够集中存储和管理各种类型的图纸和设计文档，并支持快速检索。用户可以按项目、图纸类型等属性进行搜索和过滤。

版本控制

对于每个图纸，系统应该能够跟踪不同版本的变更。这有助于确保在项目进行中能够回溯到先前的设计。

权限管理

系统应该允许管理员分配不同用户的权限，以控制谁可以查看、编辑或删除图纸。通常会有不同的权限级别，如管理员、工程师、审批者等。

模板管理

设置和管理企业各类图文档的标准模板，实现企业文档格式标准化及统一管理。

在线审批

对于图纸和文件，系统可以支持审批流程。用户可以提交图纸以供审批，审批者可以查看、批准或拒绝图纸，并留下审批意见。

历史记录和审计

系统可以记录所有与图纸相关的活动，以便进行审计。这有助于跟踪图纸的更改历史和了解谁做了什么。

文件格式支持

支持多种文件格式，如CAD图纸、PDF、图片和文档等，可在线浏览和批阅，实现无纸化运作。

系统集成

能够与设计软件和其他项目管理工具集成，如ERP、CAD等。

搜索和标签

提供高级搜索功能，以便用户可以使用关键词和标签快速找到所需的图纸。

报告和分析

提供生成报告和分析图纸使用情况的功能，以便项目管理人员可以监测项目进度和资源利用情况。

安全性和备份

系统有强大的安全措施来保护敏感数据，并定期进行备份以防止数据丢失。

通知和提醒

系统可以发送通知和提醒，以告知用户关于审批、变更或截止日期的重要信息。

用户界面

提供用户友好的界面，使用户可以轻松地上传、查看和管理图纸文档。 

总结

三品EDM图纸管理系统解决方案旨在在企业提供一套完善的图纸文档管理以及协同交流平台，涵盖了图文文档管理、变更管理、版本控制、数据安全管理、权限管理、在线审核、工作流程管理、模板管理、编码管理等功能模块。

三品EDM图纸管理系统通过强大的系统管理能力彻底解决图纸文档管理混乱的局面，使得图纸文档管理变得十分轻松，从而提高办公效率，控制企业成本，提升设计研发生产效率，进一步提升企业核心竞争力。