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图文档管理系统与加密、OA系统的区别

发布时间:2019-01-23  点击:514次


随着知识电子化时代的不断发展,人们对文档知识管理的需求,越来越强烈。企业或组织对其重要的累积资产——文档资料(如项目文档、档案、电子文件、合同、ISO 9000质量控制文件等)统一管理,越来越多的企业认识到这一需求的迫切性。




1、图文档管理需求


文档管理即实现对质量的管理、知识的管理与技术的沉淀,是企业数字化管理基础的重要一部分。大家早期对于文档的电子化管理认知主要关注保障数据安全以及办公便捷两方面,所以企业选择上加密和OA系统的不在少数,但这样就能解决文档管理的问题吗?


大家发现工作中仍有很多问题存在,例如审批过程中流程和流程文件依旧是两张皮,审核完成,电子档文件没有任何受控的标记,轻易就可以被覆盖和篡改;当前文件的版本准确性和更新依旧靠人为控制,导致工作的有效性依旧主要受人影响;在处理文档的管理上凸显出不够专业,没有对文件的整个生命周期进行有效的掌控。


2、什么是图文档管理系统


图文档管理系统则是针对图纸文档进行有效管控的系统,它首先解决的是对文档集中管理并安全共享,帮助企业有效的沉淀企业技术和知识财富;其次,保障文件的唯一性、版本的准确性和可追溯性,做到文件共享的准确有效,衍变过程可追溯和可逆,提升产品质量;然后,对工作中需要审批的文件与过程相关联,确保输出文档的有效性并实现无纸化办公;再次,对企业的文档管理实现规范化运维,帮助企业建立规范化管理机制。


三品软件是中国信息化领域自主知识产权软件优秀代表和知名品牌,是中国先进的EDM/PDM/PLM提供商。三品图文档管理系统(三品EDM)是在三品软件总结并浓缩多年制造业解决方案的基础上形成的一套简单易用、部署方便、快速见效的技术数据管理系统,通过成熟的解决方案解决用户基础也是迫切的图文档管理问题。


三品EDM(Enterprise Data Management & Collaborative System 企业图文档协同管理系统)是企业先进的图文档管理及协同办公平台,强大的系统功能支持从概念创意、设计、工艺、样机制作、生产制造、销售、维护到报废产品全生命周期各个阶段的信息创建、协同、应用和管理,帮助企业搭建起完善的文控体系、实现知识管理,彻底终结企业图文档资料管理混乱的现状,让企业的图文档管理 "井井有条";同时具备高效的协同办公(OA)功能,基于业务模式的流程模块,帮助企业对内部管理进行深度挖掘和提升,优化和固化各种业务流程,不断地提升企业内控能力、管理水平和办公效率,达到企业内部各部门协同工作、资源共享、效率卓越的先进管理模式,是企业继ERP后重要的管理平台。


三品EDM图文档管理系统可以管理的文档包括CAD、EDA、OFFICE、PDF、图片、影音数据、代码、档案等各类设计数据。


3、图文档管理系统与加密系统的区别


从文档管理的专业化以及改善来说,图文档管理系统更优于加密以及OA系统,但是他们的区别和联系在那里呢?接下来,我们就从以下例子和大家形象说明下:


图文档管理系统与加密系统针对文档管理的形式就像出远门的过程一样,比如:从广州去哈尔滨旅游,我们可以从家坐车到机场,再飞到哈尔滨,再驱车到达景点。这个过程中,图文档管理系统就像坐飞机,高效而且飞行的过程也不需要乘客把控,即系统会自动相关事宜;而我们只要前期明确好我们要坐的航班,时间点即可,在图文档系统里就是对文档的分类管理,明确文档归属于那块,由谁负责,便于查找和管理;机票就如文档的编码一样,保障文件的唯一性以及一一对应性,保障文件不会查找错误;而航班的变更,登机口的变更都有明确的记录和说明,在图文档管理中亦如此,保障文档变更过程有迹可循,并且永远都是更新的,不会出现登错飞机机走错口的情况;图文档系统的安全管理就如机场的安检一般,保障文件的安全;系统还会和飞机上的广播一样提醒您相关事宜。而坐车的过程就是加密系统,保障文件在初始时的安全以及终端输出的安全,保证文件在传送给供应商和客户处的安全可控。


但加密系统就不能办到这些吗?也可以,就像自驾一样,我们从家直接驱车到哈尔滨的景点。但长途旅行过程中,我们需要自己驾控座驾,清楚线路是怎么走的,全程保持清醒,否则走错了路口就要绕一个大圈子才能回到正路上。这中间由于路途遥远,可能要花一至两天才能到达目的地,费时费力不说,路程费用也远远高于前一种方式。


转换到实际的文档管理中,加密系统对于文档的管理仅能控制其在共享方面的安全性,保证文件在流转过程受控制不易被泄露。但是对于文件的存放合理性、文件的版本的有效性以及文档审批的管控却无法实现,依旧只能依靠人为去把控和管理这些环节,但这些环节恰恰是人为控制容易出错的地方。从而可以看出加密系统是可以很好辅助图纸文档管理系统,确保脱离图纸文档管理系统也受到同样级别的安全保障,但无法胜任对实际工作管理的应用。


4、图文档管理系统与OA系统的区别


相对于加密系统,许多人想到OA系统可以有效填补加密系统的空白,但对于文档管理工作,图文档管理系统与OA系统的区别就如火车票一样。


OA系统对文档的管理过程就如同过去买火车票出行,票的真伪乘客没办法辨识,检票时也没有人能核实票的真伪,由于是人工检票,不同日期的票也都可能弄错,只有上了车有人和你坐同一个位子才发现出问了题,OA系统就是这样,仅能对保管文件,但中间文件不同版本哪个才是正确的没办法保障,只有到后面出现问题,才知道系统中的文件和实际有差别,也是由于OA系统的审批无法实现对文件的受控做到有效标识,文件和审批过程依旧是两张皮,所以文件的有效性得不到保障;而OA系统缺乏对行为的控制,就如原来的检票过程一样,只认票,只要有票是不是本人都可以进站坐车,导致无法保障文档的安全有效。


图文档管理系统对文档管理则更加科学有效,就如现在买高铁票出行,每张票都与个人信息相挂钩,每张车票都具有唯一性和有效性;而文件的审批都可以如检票过程一样,可以自动完成审批过程;自动化的过程可有效的检测出是否为当日车次的正规票,图文档管理系统就是通过版本管理的机制,自动保存并处理各个文件不同版本,并通过安全机制有效保障文档在系统内受保障。


OA系统有对文档的管理作用,虽也能有效的提醒相关人员工作事宜,但其更多的在人事管理上能起到更大的作用,所以在文档的管理方面,OA与图文档管理系统比起来依旧是层次较肤浅。

 


(文章来源:三品软件)
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