1 企业图文档管理面临的挑战

随着企业办公自动化的迅速发展和数字化设计的广泛应用，各种技术资料和电子文件日益庞大，图文档管理工作面临新的变化和考验。设计带来高效的同时也给企业技术管理提出了新的挑战。在传统的管理模式下，企业的图纸文档分散在各个部门的个人电脑上，造成企业图文档资料数据分散性和信息孤岛的客观存在，企业在进行图文档管理的过程中，经常会碰到以下的问题：

a.  海量的图文档数据存放混乱，企业文档体系不够完善？

b. 大量的图纸、文件安全保密问题及因为人员流动而产生的危机？

c.  图文档发生更改时，容易出现版本出错的问题，纸质图纸和电子图纸不一致的情况？

d.  是否遇到这样的情况，设计过程中急需一张图纸，结果找了一天也找不到？

e.  如何更好地加强产品组件化、模块化设计，提高产品设计重用，减少零部件种类？

f.  业务流程不规范，审签手工流转，费时耗力，如何规范和提高效率？

g.  如何实现无纸化、数字化管理？

2 PLM中图文档管理解决方案

三品软件是中国信息化领域自主知识产权软件优秀代表和知名品牌，是中国先进的EDM/PDM/PLM提供商。三品图文档管理系统（三品EDM）是在三品软件总结并浓缩多年制造业解决方案的基础上形成的一套简单易用、部署方便、快速见效的技术数据管理系统，通过成熟的解决方案解决用户基础也是迫切的图文档管理问题。

三品EDM（Enterprise Data Management & Collaborative System企业图文档协同管理系统）是企业先进的图文档管理及协同办公平台，强大的系统功能支持从概念创意、设计、工艺、样机制作、生产制造、销售、维护到报废产品全生命周期各个阶段的信息创建、协同、应用和管理，帮助企业搭建起完善的文控体系、实现知识管理，彻底终结企业图文档资料管理混乱的现状，让企业的图文档管理 "井井有条"；同时具备高效的协同办公（OA）功能，基于业务模式的流程模块，帮助企业对内部管理进行深度挖掘和提升，优化和固化各种业务流程，不断地提升企业内控能力、管理水平和办公效率，达到企业内部各部门协同工作、资源共享、效率卓越的先进管理模式，是企业继ERP后重要的管理平台。

三品EDM图文档管理系统可以管理的文档包括CAD、EDA、OFFICE、PDF、图片、影音数据、代码、档案等各类设计数据。

三品EDM图文档管理解决方案的优势：

a. 软件操作的每一个细节上都充分考虑工程师的日常习惯，让软件更加易用，更加高效，更加人性化；

b. 严格的变更控制机制为文档版本控制提供保障；

c. 结合工作看板功能让工程师工作更高，让管理者监控更透明；

d. 软件核心和构架与三品PDM/PLM版完全相同，支持大容量用户和异地设计构架，支持无缝升级到三品PDM/PLM版，具备PLM的全部优点，充分保障客；

e. 内置三品软件十余年为数百家企业成功实施产品开发管理的经验，使产品开发管理水平快速与国内领先企业同步；

f. 三品软件专业团队不断研究产品设计过程的管理成果，保证系统不断升级，让用户得到新的管理经验和研究成果；

g. 标准化支持下的快速实施和导入方法，领先管理制度和产品开发过程同步建立。

图文档管理是企业技术管理基础且重要的一环，在制造企业，生产依据往往以图纸信息为准，因此图纸是数据源头，有效控制图纸文档的完整性、一致性、正确性很关键。

三品EDM图文档管理系统为企业组织提供完整的图纸、技术文档管理的解决方案，帮助企业搭建统一规范的数据管理平台, 让企业积累的数据能真正实现“价值创造”的作用，而不只是简单的历史堆积。

2.1 图纸文档集中管理，建立企业级数据中心

利用三品EDM系统建立企业级电子化的图文档管理中心，通过强大的图文档生命周期管理功能，使得企业各级应用人员能够在企业统一的平台上，支持从概念创意、设计、工艺、样机制作、生产制造、销售、维护到报废产品全生命周期各个阶段的信息创建、协同、应用和管理。通过建立企业图文档数据中心，则企业要求各个部门取消各自部门的数据服务器，而将数据存储到统一的企业图文档管理中心，并实现企业图文档数据中心7×24小时对用户部门开放，所有应用人员能够在权限控制的基础上上传、下载、申请借阅各类图文档资料，从而能够：

a. 保证企业数据的集中存储和企业知识的积累，构建企业知识库；

b. 保障数据的实时共享和高效流转；

c.  统一的数据源，保证图文档数据的一致性和规范性；

d.  减少用户部门对各自的数据服务器的维护工作量；

e.  更好的建立科学完善的数据备份管理机制，减低数据遗失的风险性。

2.2 图纸文档分类管理，数据井井有条

三品EDM提供基于规则和手工灵活分类的两种数据分类方法，帮助企业对图文档资料进行分类管理。企业数据中心分为文档工作区、文档归档区、文档发布区，各种受控状态的数据井井有条，方便管理和查询应用。

文档还可以按照类型进行管理，通过分类不仅支持用户可以模板快速创建和便捷查找，而且通过分类对同一类文档采用相同的管理策略，如文档的成熟度控制，不同文档分别有不同的编码、不同的审批流程和归档路径。图文档的具体分类在实施时会根据客户的文档种类进行组织，如产品图纸、技术合同、立项报告分类等。

三品EDM文档管理采用类WINDOWS的文件管理方式设计，熟悉的操作习惯，使用人员可以快速上手，轻松应用。可减轻企业人力资源部门对新老员工的大量的培训指导工作。

2.3 严密的权限控制机制

a. 维护数据的安全是三品EDM重要的功能之一，多重安全机制确保数据的安全，也使得“正确的人做正确的操作”；

b.  系统自动对数据进行加密，脱离三品EDM系统后，用户无法打开这些图纸和文档，加密具有独享性；

c.  三品EDM系统通过客户端与电子仓库连接，用户在客户端进行登录时，首先需要输入自己的用户名和密码，用户名或密码不正确，用户无法登录到系统中；

d.  三品EDM系统在对象权限这块就细化为角色权限（初始权限）、定义权限、经过权限和继承权限，拥有同行业完善的权限管理功能；

e.  三品EDM系统建立起基于流程的数据保护机制，确保数据受控、更改的严谨性和合法性；

f.  三品EDM系统回收站功能保护企业避免有意无意的数据破坏。

2.4 编码管理，强大的编码器，编码系统自动生成

a. 系统自定义任何规则的编码器，任何有编码的地方实现轻松编码；

b. 编码可以自动关联编码器生成或手动生成，准确唯一，编码再无烦恼；

c. 根据编码进行各种查询：模糊查询、精确查询和导航查询。

2.5 强大的数据检索和定位功能

a. 三品EDM搜索引擎不单为零部件、图纸、文档等提供查询功能，对于人员、角色、机构、项目、工作流任何对象同样提供查询功能，强大的搜索引擎功能把产品研发过程中的人和物等对象类型在任何需要的地方都能筛选出来。用户再不用“满世界”找资料了；

b. 查询条件可以保存起来，方便下次再利用；

c. 对于查询结果可以直接浏览属性、以及生命周期管理等有关操作，也可以定位到对象所在的位置。

2.6 智能的版本升级管理

文档的版本用于控制文档的有效性及跟踪文档的变化历史。根据检入、检出、修订操作，系统将自动更新版本号，支持大版本和小版本，大的修改可以升级版本，小的改动可以升级版次。

2.7 严谨的设计变更管理

设计变更每天都在企业中发生，因设计变更管理不善而对企业造成经济损失的案例举不胜举。在三品EDM系统内，归档后的数据应启动变更管理流程。一旦变更流程启动后，就可以按照预先规划好的步骤进行。变更完成后，每个用到该文件的地方得到的都是新版本的数据，相关人员会通过流程得到变更通知单，更改单将自动与修改对象关联，以便随时查阅。

a. 变更评估及申请：选取变更对象后，系统自动评估与其相关的文档、BOM、模具等数据，导入或直接建立变更申请单。准备好后启动一个审批流程来确认变更的可行性。

b. 变更执行：一旦变更申请得到了批准，变更对象及其影响的对象就会自动在工作区创建新的版本，变更执行人受到执行通知后，就可以对新版本进行修改。

c. 变更协作：如果变更的执行涉及到其它部门，如模具部，可以通过协调流程或邮件进行确认和沟通。

d. 变更确认：新版本的数据修改完成后，要通过流程进行校审。

e. 数据同步：如果变更对象是设计类文档，那么变更将引起零部件及BOM版本的自动更新，这些自动产生的新版数据也要通过流程进行校审。

f. 变更通知：通过邮件系统将变更通知发到各部门，并跟踪其接收情况……

2.8 完善的发布管理

鉴于图纸等技术资料的重要性和严谨性，很多制造企业发布资料时都有比较规范的管理机制，但同样存在诸多问题，比如文控部门发布纸质资料，纸张成本居高不下；又比如需要进行大量的登记管理、分发回收工作，工作琐碎需要投入很大的工作量，如果登记管理不清楚，当图纸更改时，经常无法及时回收旧版图纸，造成很大的图纸误产的风险。

三品软件提倡企业应建立基于电子档的发布管理规范，当电子档的图纸发布下去以后，各应用部门按照需要进行打印，无需纸质版本的部门可以不用打印，这样便可以减少打印的份数，节省企业纸张的浪费。另外，基于电子档的发布管理，保障数据的唯一性，更改时可以同步更新所有接收部门的数据，达到版本的统一。

同时三品EDM系统拥有完善的发布管理功能，文控人员可以方便快捷的查看发布记录、控制发布的时效（智能回收）、管理签收工作和控制发布资料对应的应用部门的权限。发布管理是企业图文档管理很重要的一环。

2.9 与CAD/EDA/ERP系统轻松集成

a. 三品EDM提供与各种主流CAD/EDA软件进行集成的功能接口和工具，其集成的三维CAD软件包括Pro/ENGINEER、Solidworks、UG、Solid Edge、Inventor、MDT等，二维CAD软件包括AutoCAD、CAXA电子图板、中望CAD、浩辰CAD及其他数据格式为DWG的各类CAD绘图软件；电子设计EDA软件包括AD、Protel、Candence等。

b. 一方面系统能够从已完成的图纸中提取物料的属性信息和装配信息，自动生成产品结构树和BOM物料清单；更深入地，三品EDM提供集成在设计软件中的在线菜单，实现从设计软件中对EDM存储的数据进行查询、获取、编辑等操作；系统还提供细致的设计辅助功能，当工程师修改图纸时，自动判断有相互装配关系或相互参数约束关系的图纸，避免设计改动的遗留，提高设计输出的准确率。

c. 三品EDM系统通过功能强大的图形浏览器，可以浏览200多种文件格式的文件，包括主流的CAD数据及办公软件数据；

d. 在各种审批流程中，各级主管可以对图纸进行圈红批阅；

e. 圈阅内容与图纸版本关联保存。

f. 三品PLM实现了与市面上常见的ERP应用集成，包括SAP、ORACLE、用友ERP、金蝶ERP等等。

2.10 独创的打印标识功能

为了更好的标识企业数据管理中心的图纸等资料的受控状态，三品软件开创性的实现了打印资料的水印标识功能。当图文档需要打印时，自动添加如公司名称、文档状态、版本信息、打印日期等水印信息。

2.11 强大的工作流模块，让协同让轻松高效

三品EDM采用领先的基于业务驱动的设计模式，打造“企业全员业务中心”，帮助企业规范、梳理、重组、落实公司各组织内的业务流程。订单、合同、图纸、技术资料在企业各部门中高效地流转，为企业带来全方位的效益提升。企业业务即便涉及多个地区，多个分支机构，也能很好地协同相关工作人员的活动。

企业可以通过工作流程管理，将业务流程相对固定化，使得一项工作在网络中按照设定好的流程自动进行，从技术上保证了制定好的工作流程得以顺利实现。在流程中每个节点都可设置质量活动，可以按照质量管理体系的要求保留质量活动记录。

a. 三品EDM的工作流程管理模块目的是推进企业管理的标准化和自动化；

b. 工作流程管理能够在员工之间、部门之间以及企业内部自动地实现工作的流动、文档的流动以及任务的流动，同时提供强大的管理和跟踪能力，帮助企业主管了解和监控工作的进展状况和完成状况，加快审批过程和更改过程。工作流程使 “企业规范管人”成为可能，也改善了人与人之间、部门与部门之间的信息流动效率；

c. 系统为用户提供方便、直观的流程定义工具，管理人员根据企业流程定义不同类的工作流程模，如审核、ECR/ECN、发布、分发等流程；

d. 当有新的工作到达时，系统会自动提示用户，当工作流程结束时，系统会自动发邮件或消息通知流程执行人或具体指定的通知人员。支持流程代理执行功能，当用户出差时流程自动转到代理人处理。

2.12 实用的消息、邮件、工作计划管理的功能

为了更好地实现工作的协同和管理，三品EDM还集成了实用的邮件系统，即时消息和个人工作计划管理的功能。邮件和消息这些实用功能让用户之间工作协同更加及时方便，首页的工作计划提醒让用户不会遗忘任何一项工作。